Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng

Quản lý tòa nhà là gì? Tại sao cần ban quản lý tòa nhà? Công việc của người quản lý tòa nhà là gì?

Quản lý tòa nhà là gì?

Quản lý tòa nhà hiểu đơn giản là hoạt động nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của tòa nhà diễn ra suôn sẻ với chất lượng tốt nhất, an toàn nhất. Bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động sau:

Đảm bảo an ninh, trật tự;
Dịch vụ vệ sinh;
Quản lý và chăm sóc khách hàng, đối nội, đối ngoại, nhân sự, giám sát hoạt động;
Vận hành, bảo trì bảo dưỡng và ngăn ngừa sự cố của toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà;
Phụ trách hợp tác, cho thuê, marketing …

Điều này giúp chủ đầu tư tiết kiệm được chi phí mà vẫn đảm bảo các dịch vụ được cung cấp một cách chuyên nghiệp.

Quản lý tòa nhà được chia làm 3 loại chính: Quản lý Tòa nhà văn phòng cho thuê, Quản lý tòa nhà chung cư và Quản lý khách sạn / căn hộ cho thuê cao cấp; tuy nhiên trong bài viết này chúng tôi chỉ đề cập chính đến vấn đề quản lý và vận hành tòa nhà văn phòng cho thuê.

Các đơn vị quản lý tòa nhà sẽ quản lý những yếu tố nào?

Quản lý tài chính:

Ở mỗi tòa nhà, ngoài các khoản cố định như: tiền thuê mặt bằng, phí quản lý thì hàng tháng khách hàng đều phải đóng một khoản như điện, nước, điều hòa… Những khoản phí quản lý này gộp lại là một con số không hề nhỏ và được giao cho ban quản lý.

Thay mặt khách hàng, ban quản lý có nhiệm vụ quản lý tài chính sao cho rạch ròi và phù hợp với nhu cầu của khách hàng trong tòa nhà.

Các khoản phí ngoài việc chi trả cho tiền điện, nước chung trong tòa nhà còn có chi phí cho việc làm vệ sinh các khu vực dùng chung như hành lang, sảnh,… hay chi phí sửa chữa, lương nhân viên vệ sinh, lương nhân viên bảo vệ,…

Quản lý nhân sự:

Mỗi một tòa nhà cần có số nhân sự khác nhau cho từng vị trí. Làm thế nào để tuyển dụng và chế độ thưởng và phạt cho các nhân viên hợp lý là công tác của ban quản lý tòa nhà.

Bên cạnh đó, ban quản lý còn cần giám sát các hoạt động của nhân viên để đảm bảo nhân viên thực hiện đúng yêu cầu công việc.

Quản lý khách hàng:

Quản lý tòa nhà còn có trách nhiệm trong quản lý khách hàng. Từ các chính sách chăm sóc khách hàng cho tới việc giải quyết các yêu cầu của khách đều là nhiệm vụ của ban quản lý tòa nhà.

Làm thế nào để giữ chân khách hàng, làm khách hàng hài lòng mà không làm ảnh hưởng lợi ích của chủ đầu tư hay lợi ích chung của tòa nhà là vấn đề luôn khiến các nhà quản lý đau đầu.

Vận hành & Bảo trì hệ thống kỹ thuật:

Một tòa nhà thường được lắp đặt nhiều hệ thống như hệ thống ánh sáng, hệ thống thông gió, hệ thống điện, hệ thống nước, hệ thống pccc,… Những hệ thống này đều cần được vận hành, kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ với mục đích đảm bảo sự hoạt động thông suốt của các hệ thống.

Công việc của người quản lý tòa nhà văn phòng

Công việc chính của người quản lý tòa nhà văn phòng sẽ thực hiện giám sát sự an toàn và bảo trì của các tài sản được chỉ định và đảm bảo rằng các tài sản này tuân thủ tất cả các quy định hiện hành.

Ngoài ra, người quản lý tòa nhà sẽ đề xuất và phối hợp cải tiến cho tòa nhà văn phòng khi cần thiết để đảm bảo một không gian an toàn, hiệu quả và tối ưu.

Các công việc chính bao gồm:

Xây dựng môi trường an toàn với ánh sáng, biển báo và các hướng dẫn thích hợp.
Soạn thảo và cập nhật các kế hoạch khẩn cấp về quy trình sơ tán, hỗ trợ ứng phó sơ tán khi có trường hợp khẩn cấp.
Giám sát an ninh, phòng cháy chữa cháy và các hệ thống an toàn khác.
Lập kế hoạch bảo trì tòa nhà thường xuyên và dịch vụ bảo vệ.
Đảm bảo khách thuê được cung cấp các tiện ích phù hợp.
Giám sát ngân sách bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà.
Giám sát nhà thầu và kiểm tra công việc đã hoàn thành.
Thuê nhân viên hoặc nhà thầu khi cần thiết để bảo trì, sửa chữa.
Đào tạo đội ngũ nhân viên khi cần thiết.
Đánh giá hiệu suất của nhân viên và đưa ra phương án điều chỉnh hoặc đào tạo bổ sung để đảm bảo hoạt động của tòa nhà.
Giải quyết các khiếu nại, vấn đề yêu cầu từ người thuê.
Duy trì lưu trữ hồ sơ của khách thuê.
Kiểm tra tòa nhà thường xuyên để tìm dấu hiệu hư hỏng hoặc hao mòn.