Cần Làm Gì để Quản Lý Tòa Nhà Hiệu Quả?

Ban quản lý tòa nhà vừa phải đảm bảo được quyền lợi của cư dân, vừa đảm bảo mang lại lợi ích cho chủ đầu tư mà vẫn khiến cư dân hài lòng. Vậy ban quản lý tòa nhà phải làm gì để quản lý tòa nhà được hiệu quả nhất?

Ban quản lý toà nhà cần:

Có giải pháp quản lý nhân sự

Ngoài việc tối ưu quản lý tài chính thì ban quản lý tòa nhà cũng cần phải có giải pháp tối ưu quản lý nhân sự hợp lý, bởi tòa nhà nếu muốn được quản lý vận hành hợp lý nhất thì việc bố trí nhân sự hợp lý là vô cùng quan trọng.

Thông thường ban quản lý tòa nhà sẽ phải có nhiệm vụ tuyển dụng và điều hành nhân sự tại các bộ phận trong tòa nhà, vì vậy việc tuyển dụng, đào tạo cùng chế độ thưởng phạt cho các nhân viên trong tòa nhà hợp lý chính là công việc mà ban quản lý phải nghiên cứu và tìm hiểu.

Thông thường ban quản lý khi ký hợp đồng quản lý tòa nhà, ban quản lý đều cần tìm hiểu kỹ về nhân sự, bao gồm nhân viên, đội ngũ giám sát, bảo vệ, kỹ thuật viên, lao công…. Và có giải pháp giám sát và quản lý khoa học.

Tại mỗi bộ phận nhân sự cũng đều cần có cách giám sát chặt chẽ, đảm bảo đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả, năng suất và đúng chức trách.

Bên cạnh đó các bộ phận nhân sự trong tòa nhà cũng cần phải có sự thống nhất và liên kết chặt chẽ với nhau nhằm đáp ứng được yêu cầu của khách hàng cùng cư dân. Điều quan trọng là ban quản lý còn cần giám sát các hoạt động của nhân viên để đảm bảo nhân viên thực hiện đúng yêu cầu công việc.

Quản lý khách hàng chi tiết

Tất nhiên ngoài quản lý cư dân thì ban quản lý tòa nhà còn phải quản lý cả khách hàng đang sử dụng các dịch vụ tại tòa nhà của mình. Ban quản lý phải nắm được các thông tin thiết yếu nhất của khách hàng và từ đó đưa ra các chính sách nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Có như vậy mới có thể giữ chân khách hàng mà không làm ảnh hưởng đến chủ dự án hay lợi ích chung của cả tòa nhà. Đây là một trong những vấn đề quan trọng thường khiến ban quản lý gặp nhiều khó khăn và đau đầu.

Tối ưu quản lý tài chính

Ban quản lý tòa nhà nếu muốn quản lý tòa nhà hiệu quả cần phải có giải pháp tối ưu quản lý tài chính tốt nhất, đây cũng được xem là một trong những nhiệm vụ cực quan trọng mà ban quản lý tòa nhà phải luôn cẩn thận.

Thông thường tại mỗi tòa nhà hàng tháng khách hàng cùng cư dân đều phải đóng một khoản phí quản lý định kỳ, những khoản phí này khi được gộp lại sẽ là số tiền vô cùng lớn và được giao cho ban quản lý tòa nhà bảo quản và sử dụng.

Với khoản tiền phí quản lý tòa nhà, ban quản lý sẽ phải đảm bảo sử dụng sao cho hợp lý, rõ ràng và minh bạch nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng đang hoạt động tại tòa nhà.

Thông thường phí quản lý tòa nhà được sử dụng để chi cho các dịch vụ như tiền điện, nước, vệ sinh, giữ xe, bảo vệ, sửa chữa, nhân viên… vì vậy ban quản lý bắt buộc phải có giải pháp quản lý tài chính tối ưu, đưa ra được mức phí hợp lý cho người dùng trong tòa nhà nộp.

Điều này cho thấy việc tối ưu quản lý tài chính hợp lý sẽ giúp ban quản lý tòa nhà có thể quản lý tòa nhà chặt chẽ, minh bạch và công khai, đảm bảo quyền lợi của cư dân cũng như lợi ích của ban quản lý được bảo toàn tốt nhất.

Thường xuyên bảo trì hệ thống kỹ thuật khoa học

Ngoài các việc mà ban quản lý phải làm ở trên thì việc bảo trì hệ thống kĩ thuật trong tòa nhà cũng cần được chú trọng. Vì các tòa nhà thường sẽ lắp đặt rất nhiều hệ thống khác nhau như: điện, nước, thông gió, điều hòa, PCCC… Để tất cả các hệ thống này hoạt động một cách đồng bộ và có hiệu quả thì việc quản lý đóng vai trò quan trọng.

Ban quản lý phải thường xuyên kiểm tra để có thể bảo trì, sửa chữa hệ thống kĩ thuật một cách nhanh nhất. Trên đây là những việc mà ban quản lý tòa nhà phải thực hiện, bạn nên tham khảo thêm.

Chính vì vậy để có thể tối ưu quản lý tòa nhà hiệu quả, đáp ứng được tốt các công việc trên, nhiều chủ đầu tư cùng đơn vị quản lý tòa nhà hiện nay đã quyết định lựa chọn ứng dụng các giải pháp công nghệ hiện đại vào quản lý vận hành để tối đa quản lý tòa nhà hiệu quả.

———————

Viện đào tạo nhân lực xây dựng Việt Nam – CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN VCB.