Hiện nay, bên cạnh các khu chung cư, các tòa nhà văn phòng cho thuê cũng xuất hiện ngày càng nhiều. Do đó các công tác quản lý tòa nhà văn phòng ngày càng được chú trọng và đòi hỏi tính chuyên nghiệp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, giữ chân cũng như thu hút thêm lượng khách hàng mới. Sau đây là một số gợi ý của chúng tôi.
Xây dựng nguyên tắc quản lý tòa nhà văn phòng và nghiêm túc tuân thủ các nguyên tắc đã đặt ra.
Theo quy định thì những quy chế quản lý tòa nhà văn phòng sẽ do đơn vị quản lý hoặc do cơ quan có thẩm quyền nơi tòa nhà tọa lạc đưa ra.
Trong đó những quy chế này cần phải nêu rõ quy định về khai thác cơ sở hạ tầng, trang thiết bị vật chất, con người trong tòa nhà. Những quy chế này đảm bảo cho các công ty, đơn vị, cán bộ công nhân viên trong tòa nhà thực hiện đúng theo những gì đã đặt ra.
Mặt khác, mỗi cá nhân, tổ chức có liên quan tới tòa nhà đều phải có quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ rõ ràng theo đúng vị trí của mình. Dựa trên cơ sở những quy chế của cơ quan các cấp, các đơn vị, tổ chức, từ đó đưa ra các quy định riêng phù hợp với tòa nhà mà mình đang quản lý.
Để đảm bảo tòa nhà văn phòng có thể đi vào vận hành hiệu quả và thuận lợi, điều thiết yếu là chất lượng công trình của tòa nhà cần phải đảm bảo những tiêu chuẩn xây dựng theo quy định. Công trình cần phải được chủ đầu tư tổ chức thẩm định và phê duyệt, nhà thầu cung cấp thiết bị lắp đặt. Đây là một trong những quy chế quan trọng đòi hỏi bất kỳ đơn vị nào cũng phải thực hiện với dự án của mình.
Vấn đề tài chính, kinh phí quản lý vận hành tòa nhà văn phòng cần được quản lý một cách chuyên nghiệp, khoa học, minh bạch và công khai. Mức thu phí quản lý vận hành tòa nhà văn phòng không được phép vượt quá mức quy định do ủy ban nhân dân nơi tòa nhà tọa lạc quy định.
Quy chế quản lý trong tòa cần có những nguyên tắc áp dụng cho những đơn vị tổ chức quản lý dự án. Việc khai thác sử dụng và quản lý tòa nhà được thực hiện dựa trên nguyên tắc tự quản, theo quy định của pháp luật hiện hành và phù hợp quy chế quản lý tòa nhà.
Và để cho việc quản lý tòa nhà văn phòng được hiệu quả, nhất thiết phải tuân thủ một cách nghiêm túc những quy định, quy chế, các nguyên tắc đã đặt ra.
Các quy chế quản lý tòa nhà văn phòng cần đầy đủ và khoa học
Việc giúp cho các khách hàng đang làm việc và sử dụng dịch vụ tại tòa nhà văn phòng cảm thấy thoải mái và an toàn là trách nhiệm thiết yếu của công tác quản lý các tòa nhà văn phòng.
Cần thực hiện đầy đủ các công việc quản lý tòa nhà , vận hành hệ thống kỹ thuật, các trang thiết bị, bảo trì, bảo dưỡng và thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy thường xuyên.
Thêm vào đó các cán bộ, nhân viên thuộc ban quản lý tòa nhà cần được đào tạo chuyên nghiệp để có kiến thức chuyên môn, kỹ năng phù hợp với vị trí đang công tác theo quy định của Nhà nước.
Áp dụng công nghệ trong quản lý tòa nhà
Ngày này, công nghệ đã tham gia và gi tăng hiệu quả trong nhiều hoạt động kinh tế, sản xuất, kinh doanh. Việc ứng dụng công nghệ trong quản lý tòa nhà văn phòng sẽ giúp hệ thống vận hành tốt hơn, hiệu quả hơn.
Các phần mềm quản lý tòa nhà giúp vận hành tòa nhà tối ưu, nâng cao chất lượng nghiệp vụ, quản lý dự án, tài sản chuyên nghiệp. Các ứng dụng công nghệ cũng hỗ trợ việc thanh toán tiện lợi cho cả chủ đầu tư và các khách thuê. Hơn nữa những ứng dụng này cũng sẽ hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh, giải quyết yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng.
Chẳng hạn khách hàng thuê văn phòng có thể gửi yêu cầu đến ban quản lý thông qua ứng dụng trên máy tính hoặc điện thoại, bộ phận chịu trách nhiệm nhận yêu cầu và xử lý nhanh chóng. Toàn bộ quá trình này sẽ được ghi nhận trên hệ thống, thông qua đó có thể đánh giá và đưa ra biện pháp cải tiến tốt nhất.
Việc sử dụng các phần mềm quản lý không chỉ giúp quản lý các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp, hiệu quả, mà còn tiết kiệm được thời gian, chi phí cho chủ đầu tư. Trong hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê thì con người luôn đóng vai trò cốt lõi, tuy nhiên việc sử dụng các phần mềm quản lý tòa nhà sẽ giúp tổ chức, xử lý công việc tối ưu hơn, nâng cao chất lượng dịch vụ.
———————
Viện đào tạo nhân lực xây dựng Việt Nam – CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN VCB.
Địa chỉ: Số 214, Tòa nhà TSQ – EUROLAND, Làng Việt kiều châu Âu, Mộ Lao, Hà Đông, Hà Nội
Tel: 0243 8339 111
Hotline: 0928 070 888 – 0912 16 77 88 – 0936 136 606 – 0943 170 222.
Website: www.vcbgroup.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/viendaotaonhanlucxaydungvietnam/
Email: [email protected];
Chúng tôi luôn đồng hành cùng thành công của bạn !
Always beside your success !
Zalo Messager
Facebook Messager
Hotline : 091 216 7788
