Mỗi ngành nghề đều có tài liệu riêng để hỗ trợ cho ngành nghề đó. Ngành quản lý và vận hành tòa nhà chung cư cũng vậy. Tài liệu quản lý vận hành tòa nhà bao gồm những nội dung gì? Bạn hãy tham khảo bài viết dưới đây để có những thông tin hữu ích nhé!
1. Vai trò của tài liệu quản lý vận hành tòa nhà:
Tài liệu là những thông tin, kiến thức của một lĩnh vực nào đó. Lĩnh vực quản lý và vận hành tòa nhà chung cư cũng có tài liệu riêng, cụ thể. Tài liệu này hỗ trợ rất nhiều cho lĩnh vực quản lý nhà tòa nhà chung cư.
Tài liệu có vai trò lưu trữ lại những kiến thức quản lý, vận hành tòa nhà chung cư. Giúp những người hoạt động trong ngành nghề này có thể tham khảo. Đây cũng là tài liệu dùng để đào tạo cho những người đi theo lĩnh vực quản lý tòa nhà chung cư.
Trong tài liệu quản lý vận hành tòa nhà sẽ có những lý thuyết liên quan. Bao gồm những hoạt động, quy trình, quy định, nội quy quản lý và vận hành tòa nhà chung cư.
2. Tài liệu quản lý vận hành tòa bao gồm những nội dung gì?
Tài liệu này có ý nghĩa rất quan trọng đối với ngành quản lý vận hành tòa nhà chung cư.
Trong tài liệu sẽ đề cập đến những nội dung gì? Dù có nhiều tài liệu khác nhau về quản lý vận hành tòa nhà chung cư do nhiều đơn vị phát hành. Tuy nhiên tài liệu quản lý vận hành tòa nhà sẽ có những nội dung cốt lõi sau:
2.1. Quản lý hợp đồng:
Quản lý hợp đồng là nội dung đầu tiên trong tài liệu. Nội dung này sẽ chỉ rõ quy trình quản lý hợp đồng, triển khai hợp đồng. Cụ thể, sẽ là sự minh chứng về bàn giao mặt bằng, kiểm tra sửa chữa, quy định tòa nhà.
2.2. Quản lý khách hàng:
Quản lý khách hàng là một nội dung quan trọng trong tài liệu quản lý vận hành tòa nhà. Nội dung này sẽ bao gồm các quy định:
- Quy định về đánh giá sự hài lòng của khách hàng.
- Quy định xử lý khiếu nại của khách hàng.
- Quy định về marketing.
- Quy định về đảm bảo an ninh.
- Quy định về quản lý tài sản của khách hàng.
- Quy định về quản lý vệ sinh.
- Quy định về thái độ, tác phong nhân viên.
- Quy định về quản lý dịch vụ của tòa chung cư.
2.3. Quản lý an ninh chung cư:
Tài liệu quản lý vận hành tòa nhà sẽ nếu rất rõ về vấn đề quản lý an ninh. Nội dung này giúp cho quá trình quản lý an ninh tòa nhà trở nên hiệu quả hơn. Bao gồm các nội quy và quy định về an ninh, quy trình kiểm soát và xử lý an ninh. Cụ thể:
- Nội quy về phòng cháy chữa cháy như hướng dẫn chữa cháy, sử dụng dụng cụ chữa cháy.
- Nội quy của bộ phận bảo vệ.
- Quy định về công tác tuần tra của bảo vệ.
- Quy định quản lý và sử dụng dụng cụ bảo vệ.
- Quy trình theo dõi khách và nhân viên ra vào chung cư.
- Quy trình kiểm soát tài sản.
- Quy trình giữ xe máy, xe ô tô.
- Quy trình xử lý các sự cố, trình trạng khẩn cấp.
2.4. Vận hành kỹ thuật nhà chung cư
Vận hành kỹ thuật là một công việc quan trọng trong quản lý vận hành chung cư. Vận hành kỹ thuật sẽ bao gồm sửa chữa, bảo trì hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà. Tài liệu quản lý vận hành tòa nhà sẽ đề cập đến quy trình sửa chữa, bảo trì:
- Hệ thống điện, nước.
- Hệ thống thang máy.
- Hệ thống máy lạnh, thông gió.
- Hệ thống nội thất.
- Hệ thống bên ngoài tòa nhà.
- Các hệ thống khác.
2.5. Vệ sinh môi trường
Vệ sinh môi trường cũng thuộc danh mục cần quản lý trong tòa nhà. Quản lý tốt vệ sinh môi trường sẽ giúp cuộc sống của chung cư an toàn hơn. Tài liệu sẽ đề cập rất rõ về quy định, quy trình vệ sinh trong chung cư.
2.5.1. Quy định quản lý vệ sinh
Mọi hoạt động vệ sinh đều phải được lập kế hoạch. Bao gồm: vệ sinh hành lang, thang máy, văn phòng, bãi đổ xe,… Đồng thời, đưa ra các quy định xử lý rác thải của chung cư. Đề ra quy định về tiêu chuẩn vệ sinh.
2.5.2. Quy trình vệ sinh
Tài liệu sẽ nêu quy trình để vệ sinh các khu vực thảm, kính, toilet,… Để đảm công tác vệ sinh sẽ được diễn ra đúng chuẩn.
3. Giám sát tòa chung cư
Giám sát các hoạt động của tòa nhà để đảm bảo hiệu quả quản lý, vận hành. Tài liệu quản lý sẽ hướng dẫn quy trình giám sát cụ thể. Giám sát hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng kỹ thuật. Giám sát vệ sinh hàng ngày của chung qua thông qua phiếu giám sát, báo cáo tổng hợp.
4. Mô tả công việc của các bộ phận
Mỗi một tòa chung cư đều phải có đầy đủ các bộ phận. Đầy đủ các bộ phận thì tòa nhà mới hoạt động hiệu quả. Các bộ phận phải làm đúng nhiệm vụ của mình. Tài liệu sẽ mô tả công việc của các bộ phận sau:
- Ban quản lý: giám đốc, thư ký giám đốc.
- Điều hành: Trưởng phòng điều hành, nhân viên kinh doanh, giám sát, lễ tân.
- An ninh: Trưởng phòng an ninh, bảo vệ trưởng, bảo vệ các khu vực.
- Kỹ thuật: Trưởng phòng kỹ thuật, nhân viên bảo trì, thư ký.
- Vệ sinh môi trường: Tổ trưởng vệ sinh, nhân viên.
- Chăm sóc cây xanh: Tổ trưởng, nhân viên.
Cách tổ chức và sử dụng tài liệu quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả 2021
Hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tốt hơn !
Viện đào tạo nhân lực xây dựng Việt Nam – CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN VCB.
Địa chỉ: Số 214, Tòa nhà TSQ – EUROLAND, Làng Việt kiều châu Âu, Mộ Lao, Hà Đông, Hà Nội
Tel: 0243 8339 111
Hotline: 0928 070 888 – 0912 16 77 88 – 0936 136 606 – 0943 170 222.
Website: www.vcbgroup.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/viendaotaonhanlucxaydungvietnam/
Email 1: [email protected]
Email 2: [email protected]
Chúng tôi luôn đồng hành cùng thành công của bạn !
Zalo Messager
Facebook Messager
Hotline : 091 216 7788
