Cách Tổ Chức Và Sử Dụng Tài Liệu Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng Hiệu Quả 2021

Cách tổ chức và sử dụng tài liệu quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả

Mỗi công ty quản lý tòa nhà có một đội ngũ nhân lực “hùng hậu”. Mỗi bộ phận nhân sự sẽ có trách nhiệm đảm nhận những nghiệp vụ quản lý khác nhau. Mỗi công việc lại có quy trình và yêu cầu chất lượng khác nhau. Vì vậy, bộ tài liệu quản lý tòa nhà văn phòng thực sự cần thiết cho mọi cá nhân; doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này.

1. Thế nào là công việc quản lý tòa nhà?

Xét nhu cầu thực tế về nhà ở và mặt sàn kinh doanh tại Việt Nam đã tạo một “cú hích” mạnh mẽ cho sự xuất hiện của các chung cư; tòa nhà văn phòng; tòa cao ốc;…Thị trường bất động sản ngày này chính là một sân chơi được tạo nên bởi vô số những cuộc đua khốc liệt bởi các chủ đầu tư công trình lẫn các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà.

Trong đó, quản lý tòa nhà là một trong số những vấn đề “chiến lược” dẫn đến việc người dân có hài lòng về chất lượng dịch vụ tòa nhà mình sinh sống hay không; doanh nghiệp cần thuê mặt bằng có “mặn mà” với một tòa nhà văn phòng nào đó hay không. Vậy quản lý tòa nhà thực chất là gì?

Các bộ tài liệu quản lý tòa nhà văn phòng đều định nghĩa đây là một ngành dịch vụ trung gian. Dịch vụ quản lý tòa nhà giúp mọi hoạt động sử dụng; khai thác; vận hành tòa nhà diễn ra an toàn; hiệu quả; ổn định nhất. Cụ thể hơn, đơn vị quản lý tòa nhà sẽ thay chủ đầu tư và cộng động cư dân quản lý mặt bằng; quản lý tài chính; quản lý dịch vụ; quản lý nhân sự; quản lý nhà thầu; quản lý báo cáo…

Mỗi tòa nhà có một đặc thù quản lý khác nhau. Vì vậy, công việc quản lý tòa nhà đòi hỏi sự cẩn thận, chu đáo và tinh thần trách nhiệm cao. Những người làm trong lĩnh vực này vừa phải bao quát lại vừa cần tỉ mỉ. Thậm chí có các biểu mẫu quản lý tòa nhà làm kim chỉ nam cho mọi hoạt động liên quan đến việc quản lý tòa nhà.

Quản lý vận hành tòa nhà chung cư

Các phương pháp marketing bất động sản

2. Quy trình quản lý tòa nhà gồm những gì?

Trong hầu hết trong các bộ tài liệu quản lý tòa nhà văn phòng hiện đang được lưu hành trên thị trường đều thống nhất quy trình quản lý tòa nhà gồm những nhiệm vụ cơ bản sau:

– Quản lý tài chính: Quản lý số tiền phí dịch vụ mà khách hàng đóng định kỳ hàng tháng một cách minh bạch; rạch ròi. Đồng thời công ty quản lý tòa nhà cũng cần đưa ra phương án chi trả cho các hoạt động trong tòa nhà một cách hiệu quả nhất với khoản tài chính đó.

– Quản lý nhân sự: Tuyển dụng, phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận nhân sự. Đồng thời ban quản lý tòa nhà cần theo dõi; giám sát; đốc thúc quá trình làm việc của từng đội ngũ nhân sự; đảm bảo chất lượng và hiệu suất làm việc cao nhất.

– Quản lý khách hàng: Theo các tài liệu quản lý tòa nhà văn phòng, ban quản lý tòa nhà cần chăm sóc khách hàng của tòa nhà một cách chu đáo nhất thông qua việc: lắng nghe và tiếp nhận ý kiến của khách hàng; giải đáp mọi thắc mắc và xử lý kịp thời những kiến nghị của khách hàng…Quản lý khách hàng giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa chủ đầu tư và khách hàng.

– Bảo trì, bảo dưỡng kỹ thuật: Đây là công việc nhằm đảm bảo hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà được hoạt động an toàn; hiệu quả và thông suốt. Từ đó, việc khai thác, sử dụng tòa nhà đạt hiệu quả cao nhất.

3. Những bộ tài liệu quản lý tòa nhà văn phòng nào là cần thiết ?

Quản lý tòa nhà là một công việc thực sự phức tạp. Công việc quản lý và vận hành tòa nhà sẽ đạt hiệu quả cao hơn nếu đội ngũ cán bộ; nhân viên hoạt động trong lĩnh vực này được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết. Vì lẽ đó, những tài liệu quản lý tòa nhà văn phòng càng trở nên quan trọng.

Và dưới đây là danh sách những bộ tài liệu quản lý tòa nhà văn phòng mà mọi cá nhân; doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này đều không nên bỏ qua:

Tài liệu về quản lý hợp đồng thuê

– Quy trình quản lý hợp đồng thuê gồm kế hoạch thanh lý và sổ theo dõi thông tin khách hàng

– Quy trình triển khai hợp đồng thuê gồm: Biên bản bàn giao mặt bằng; biên bản kiểm tra sửa chữa nội thất; biên bản triển khai quy định tòa nhà

Tài liệu về quản lý khách hàng

– Quy định quản lý và sử dụng phòng họp gồm sổ theo dõi phòng họp.

– Quy định đánh giá sự thoả mãn của khách hàng gồm: Phiếu thu thập ý kiến khách hàng; hiếu tổng hợp ý kiến khách hàng.

– Quy định xử lý khiếu nại, thắc mắc của khách hàng gồm: phiếu xử lý khiếu nại khách hàng; phiếu tổng hợp khiếu nại khách hàng.

– Quy định trang trí và marketing của khách hàng

– Quy định về an toàn, an ninh của khách hàng

– Quy định quản lý vệ sinh của khách hàng

– Quy định quản lý tài sản của khách hàng

– Quy định bảo dưỡng sửa chữa của khách hàng

– Quy định hình thức, thái độ, tác phong nhân viên khách hàng

– Quy định quản lý thiết bị, dịch vụ của tòa nhà

Tài liệu về quản lý an ninh tòa nhà

Trong giáo trình vận hành tòa nhà không thể thiếu những tài liệu về quản lý an ninh cho tòa nhà. Cụ thể gồm:

– Nội quy phòng cháy chữa cháy tòa nhà gồm: hướng dẫn sử dụng bình PCCC; danh mục dụng cụ PCCC thường dùng

– Quy định tuần tra bộ phận bảo vệ gồm kế hoạch tuần tra

– Quy định huấn luyện về an toàn, PCCC gồm: kế hoạch huấn luyện an toàn hàng năm; chương trình huấn luyện; danh sách nhân viên được huấn luyện.

– Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hoá gồm: sổ theo dõi hàng hoá; sổ theo dõi tài sản

– Quy trình kiểm soát khách, nhân viên gồm: sổ theo dõi khách ra vào cổng; sổ theo dõi nhân viên ra vào cổng

– Nội quy bộ phận bảo vệ

– Quy trình xử lý sự cố bảo vệ gồm biên bản vụ việc

– Phương án phòng cháy chữa cháy tòa nhà

– Quy định quản lý và sử dụng dụng cụ bảo vệ

– Quy trình xử lý tình trạng khẩn cấp

– Quy trình giữ xe ô tô

– Quy trình giữ xe máy

Tài liệu quản lý kỹ thuật tòa nhà

Trong số những tài liệu cần thiết cho công tác quản lý tòa nhà, tài liệu quản lý kỹ thuật và tài liệu bảo trì tòa nhà có vai trò đặc biệt quan trọng. Công tác bảo trì quyết định tính an toàn và hiệu quả của các hoạt động khai thác; sử dụng tòa nhà. Những tài liệu này gồm:

– Quy trình sửa chữa gồm: thông báo sửa chữa; phiếu yêu cầu sửa chữa; phương án sửa chữa; phiếu nghiệm thu sửa chữa; sổ theo dõi sửa chữa

– Quy trình bảo trì tòa nhà gồm: danh sách máy móc thiết bị; phiếu lý lịch máy; kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng; biên bản nghiệm thu bảo trì, bảo dưỡng; danh mục hệ thống cơ điện lạnh; danh mục hệ thống nội thất; danh mục hệ thống vật liệu; danh mục hệ thống thân nhà; danh mục hệ thống móng nhà; danh mục hệ thống bên ngoài tòa nhà

– Quy trình bảo hành tòa nhà gồm kế hoạch bảo hành tòa nhà

– Quy trình bảo trì công trình xây dựng

– Quy trình bảo hành công trình xây dựng

– Quy trình bảo dưỡng sử dụng máy điều hoà

– Quy trình bảo dưỡng sử dụng thang máy

Tài liệu về quản lý vệ sinh tòa nhà

– Quy định lập kế hoạch vệ sinh tòa nhà gồm: kế hoạch vệ sinh khu ngoài tòa nhà; vệ sinh khu tiền sảnh, hành lang, lối đi chung của các tầng; vệ sinh khu nhà vệ sinh chung của các tầng; vệ sinh khu cầu thang bộ, thang máy tòa nhà; vệ sinh khu vưc văn phòng; vệ sinh khu bãi đỗ xe tòa nhà.

– Quy định quản lý rác tòa nhà

– Quy trình vệ sinh toilet

– Quy trình vệ sinh kính

– Quy trình vệ sinh sàn

– Quy trình vệ sinh thảm

– Quy định sử dụng dụng cụ vệ sinh

– Quy trình bảo dưỡng sàn

– Quy định tiêu chuẩn vệ sinh tòa nhà

Tài liệu về quản lý nhà thầu

Những tài liệu về quản lý nhà thầu cũng quan trọng không kém. Các cá nhân; công ty quản lý tòa nhà khi tìm hiểu tài liệu quản lý vận hành tòa nhà cũng cần tìm hiểu các tài liệu như:

– Quy trình mua hàng, dịch vụ gồm: phiếu yêu cầu mua hàng; biên bản giao hàng và nghiệp thu; biên bản thanh lý hợp đồng

– Quy trình đánh giá nhà cung ứng gồm: bảng đề xuất tiêu chí đánh giá nhà cung ứng; bảng đánh giá nhà cung ứng; danh sách nhà cung ứng chính thức; bảng tổng hợp đánh giá nhà cung ứng định kỳ

– Quy định hình thức, thái độ, tác phong nhân viên nhà thầu

Tài liệu về giám sát tòa nhà

– Quy trình giám sát tòa nhà gồm: kế hoạch giám sát; biên bản giám sát.

– Quy trình giám sát vệ sinh gồm: phiếu giám sát vệ sinh hàng ngày; phiếu giám sát vệ sinh hàng tuần; báo cáo tổng hợp tình hình vệ sinh

– Quy trình giám sát sữa chữa bảo dưỡng gồm: sổ theo dõi yêu cầu sửa chữa; biên bản kiểm tra sửa chữa; danh mục thiết bị kiểm tra; biên bản đánh giá tình trạng sử dụng tài sản, thiết bị

– Quy trình giám sát khách hàng gồm: thông báo giám sát; kế hoạch giám sát; quy trình giám sát an ninh

Tài liệu về mô tả công việc

Trong tài liệu quản lý tòa nhà văn phòng hay tài liệu quản lý vận hành nhà chung cư đều cần có những bản mô tả công việc của từng bộ phận. Cụ thể là:

– Ban quản lý gồm: mô tả công việc giám đốc tòa nhà và thư ký giám đốc

– Phòng điều hành gồm mô tả công việc Trưởng phòng điều hành; nhân viên kinh doanh; nhân viên giám sát; nhân viên lễ tân

– Phòng an ninh gồm mô tả công việc Trưởng ca bảo vệ; bảo vệ cổng chính; bảo vệ khu vực xe; bảo vệ tuần tra

– Phòng kỹ thuật gồm mô tả công việc Trưởng phòng kỹ thuật; Trưởng ca kỹ thuật; nhân viên bảo trì; thư ký phòng kỹ thuật

– Tổ vệ sinh gồm mô tả công việc Tổ trưởng vệ sinh; nhân viên vệ sinh:

– Tổ chăm sóc cây cảnh gồm mô tả công việc Tổ trưởng chăm sóc cây cảnh; nhân viên chăm sóc cây cảnh

Các cán bộ, nhân viên hoạt động trong lĩnh vực quản lý tòa nhà cần có kiến thức; kỹ năng và trình độ chuyên môn phù hợp với công việc mình đảm nhận. Vì vậy, họ cần có hướng dẫn để thực hiện tốt công việc của mình. Công ty quản lý tòa nhà cần tạo điều kiện để họ tìm hiểu những bộ tài liệu quản lý tòa nhà văn phòng.

4. Các phần mềm có thể quản lý tài liệu tòa nhà văn phòng:

Ngoài ra, các công ty cũng nên chuyên nghiệp hóa quá trình quản lý của mình bằng cách ứng dụng công nghệ. Những phần mềm quản lý tòa nhà sẽ giúp mọi quy trình quản lý diễn ra thuận lợi; chính xác; dễ dàng hơn. Dưới đây là một số phần mềm quản lý tài liệu tòa nhà khá hiệu quả:

Phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control
Phần mềm quản lý tòa nhà Nozza
Phần mềm quản lý tòa nhà BEE HOME
Phần mềm quản lý tòa nhà SmartLand Building
Phần mềm quản lý tòa nhà TMT Solutions
Phần mềm quản lý tòa nhà Building Care
Phần mềm quản lý tòa nhà Faceworks

Với khả năng nâng cấp các tính năng cho phù hợp với đặc thù quản lý của từng tòa nhà, chắc chắn phần mềm quản lý tòa nhà của Vimetech sẽ là “trợ thủ” đắc lực trong nghiệp vụ quản lý tòa nhà của các doanh nghiệp.

Để biết chi tiết ưu nhược điểm của từng phần mềm, bạn đọc vui lòng những bài viết tiết theo của VCB Group nhé.